Handleiding – medewerker ziek melden

Een goede ziekmelding is het startpunt van een snelle en zorgvuldige begeleiding. Binnen het Hibin ZorgPortaal wordt de arbodienstverlening uitgevoerd door SuperGarant Zorg. De casemanager begeleidt het traject namens de bedrijfsarts en neemt na de ziekmelding snel contact op met jouw medewerker.

Wat je doet bij een ziekmelding

Wanneer een medewerker zich ziekmeldt:

  • Toon betrokkenheid en bespreek kort de situatie.

  • Vraag naar de verwachte duur van het verzuim en het verblijfadres.

  • Vraag wat jouw medewerker nog wél kan doen, maar niet naar medische details.

  • Maak duidelijke afspraken over het vervolg.

Geef de ziekmelding binnen 48 uur door via VerzekeringsInzicht.
Zo kan de casemanager direct aan de slag en voorkom je vertraging in de begeleiding.

De twee systemen die je gebruikt

1. VerzekeringsInzicht

Via VerzekeringsInzicht regel je:

  • Ziek-, herstel- en deelherstelmeldingen

  • Alle werknemersverzekeringen

  • Inzage in je contractgegevens

Log in via VerzekeringsInzicht.nl
De VerzekeringsInzicht App is ook beschikbaar in de Google Play Store en App Store.

2. Onvia

In Onvia zie je het volledige verzuimdossier.
Log in via VerzekeringsInzicht > menu-optie ‘Inloggen Onvia’. Je hebt geen extra inloggegevens nodig.

Vragen over inloggen? Bel 070 301 1685.
Alle persoonsgegevens zijn beschermd volgens de actuele privacywetgeving (AVG).

Wat heb je nodig voor een complete ziekmelding?

Controleer of de volgende gegevens aanwezig zijn:

  • Naam en adres van de medewerker

  • Eerste ziektedag

  • Privé e-mailadres en 06-nummer

Ontbrekende gegevens kun je direct aanvullen in VerzekeringsInzicht.
Is er sprake van een vangnetsituatie (bijv. zwangerschap, Wajong, structurele beperking)?
Dan meldt Hibin ZorgPortaal de medewerker ziek bij het UWV.

Geef ook altijd door of er sprake is van een arbeidsconflict, bedrijfsongeval of regres (wanneer een andere partij aansprakelijk is voor de arbeidsongeschiktheid).

Binnen 48 uur contact met casemanager

Na jouw melding neemt de casemanager binnen 48 uur contact op met je medewerker.
Dat gebeurt onder taakdelegatie van de bedrijfsarts, zodat er snel duidelijkheid komt over de verwachte duur van het verzuim en de vervolgstappen.

Inzet van de bedrijfsarts

Wanneer een medisch oordeel nodig is, wordt de medewerker opgeroepen door de bedrijfsarts. Dit kan telefonisch of fysiek plaatsvinden.
De casemanager bepaalt samen met de bedrijfsarts wat in de situatie het meest passend is.

De bedrijfsarts adviseert over werkhervatting en jij bespreekt met je medewerker wat er mogelijk is. De casemanager helpt je bij het uitvoeren van het plan van aanpak.

Verzuimverzekering en loonbetaling

Duurt de ziekmelding langer dan de eigenrisicoperiode?
Dan ontvang je een uitkering via de verzuimverzekering.
Bij gebruik van de salariskoppeling worden de benodigde loonstroken automatisch verwerkt.

Bij gedeeltelijke werkhervatting geef je dit door via een deelherstelmelding in VerzekeringsInzicht.

Langdurig verzuim en Poortwachter

Bij dreigend langdurig verzuim stelt de bedrijfsarts een Probleemanalyse op.
De casemanager maakt op basis hiervan een concept Plan van Aanpak, dat jij samen met je medewerker bespreekt.

Na één jaar volgt de Eerstejaarsevaluatie, en bij bijna twee jaar verzuim ontvangt de medewerker in week 88 bericht van het UWV over de aanvraag van een WIA-uitkering.

Verzuimrapportages

In zowel VerzekeringsInzicht als Onvia kun je verzuimcijfers en rapportages inzien.

  • In VerzekeringsInzicht zie je via het dashboard onder “Inzichten” de cijfers van de afgelopen drie jaar.

  • In Onvia vind je detailrapportages per verzuimdossier.

Kort samengevat:
Meld verzuim altijd binnen 48 uur via VerzekeringsInzicht, controleer de gegevens en houd contact met je casemanager.
Zo verloopt de begeleiding snel, zorgvuldig en volgens alle regels.